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| 划分保管期限时如何区分“重要的”与“一般的”？ |
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| daj.yiwu.gov.cn 2009年05月14日 来源：档案局 |
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1、从内容上看，法规性的、政策性的、方针性的、结论性的、长久性的文件材料就是重要的，其保管期限从长，其中本机关主管业务的由本机关制发的常为永久；基础性的、常规性的、技术性的、过程性的、短期性的，其保管期限相对较短，其中，属于本机关主管业务部门和本机关制发的，常为定期（30年、10年）。
2、从反映本机关的职能上看，反映本机关主要职能的、一般业务的、行政管理和行政执法权限内的重要文件材料一般为永久；反映本机关次要职能的、一般业务的、行政管理和行政执法权限内的文件材料是一般的，其保管期限相对较短。
3、从文种上看，重要的文件有：“法”、“命令（令）”、“决定”、“决议”、“指示”、“条例”、“办法”、“规定”等；比较重要的文件有：“计划”、“请示”、“总结”、“报告”、“汇报”、“统计表”、“记录”；一般的文件名称有“签报”、“电报”、“简报”、“情况反映”、“工作信息”等。
4、从反映的时间上看，反映年度以上，有效期为20年（含）以上的许可证、执照、资格证就是重要的，其保管期限从长，其中属于本机关主要职能，如本机关年度工作总结等；反映年度以下的，有效期为20年以下的许可证等就是一般的。
5、是从文件材料的作用上看，起凭据作用的、影响深远的文件材料就是重要的，如合同、协议，业务工作的规划等；时效性较短的、影响不大的文件材料就是一般的，如培训班的通知、总结。
6、从文件材料的结果来看，奖惩较重的、有批复的、办结了的就是重要的，如县级以上的表彰、警告以上的处分的文件，有领导批示的信访材料列为永久；一般性奖惩的、无批复的、未办结就是一般的，如无批复的请示为10年，无结果的信访材料不归档。
7、从参加活动中领导的级别、人员规格来看，规格高就是重要的，反之，就是一般的。
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