当前位置:
首页 > 信息公开 > 政策文件 > 义档文件

义档文件

关于报送2017年数字档案室创建测评材料的通知

公开日期:2017年11月14日点击查看详细目录信息 -
信息索引号330782-053-020100-201712-016责任部门(科室)信息管理科
信息名称关于报送2017年数字档案室创建测评材料的通知
关键词数字档案
文件编号义档﹝2017﹞28号公开日期2017-11-14
公开形式主动公开公开时限长期
审核程序按法定程序审核信息有效性长期
内容描述关于报送2017年数字档案室创建测评材料的通知

各有关单位:

  为全面贯彻落实“两办”《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》(市委办〔2014215号),根据《关于开展2017年数字档案室创建测评的通知》(义档〔20179号)测评计划安排,请各申报创建单位于20171117下班前将浙江省数字档案室申报表、自评表及相关汇报材料(各一式三份加盖公章)报档案局信息管理科(联系电话:0579-85035585)。我局将于11月下旬联合金华市档案局对各申报单位进行数字档案室创建指导和测评。 

    

  附件:1.2017年数字档案室创建测评单位名单 

        2.浙江省数字档案室申报表 

        3.浙江省数字档案室建设测评标准(自评表) 

    

                               义乌市档案局 

                              2017年11月14 

    

    

  附件1 

  2017年数字档案室创建测评单位名单 

    

  1.省示范数字档案室:商城集团、恒风集团、法院(其中法院的测评标准参照浙高法办[2016]34号) 

  2.省规范化数字档案室:发改委、陆港集团、城投集团、交投集团、水务集团、社投集团、市场集团 

  3.义乌市数字档案室:确定宣传部、统战部、党史研究室、工商联、红十字会、国资委、物流办、体育局、电商办、检验检疫局、国税局、气象局、人行、银监办、商贸服务业集聚区管委会、丝路新区管委会、科创新区管委会、经济技术开发区管委会、工业园区管委会 

    

    

  附件2 

  浙江省数字档案室申报表 

    

申报 

单位 

            

申报等级 

  

 

      

  

 

  

 

基本情况: 

  

  

  

  

  

  

  

  

以下申报“示范数字档案室”需填写: 

1.室藏档案目录建库情况: 

室藏档案总量                                           

电子目录总量                                             

2.室藏档案数字化情况  

保管期限30年以上档案数量                             

保管期限30年以上档案已完成数字化数量                 

3.电子文件归档与移交接收情况: 

上一年度电子文件按时归档并由档案室统一管理    ( 是 / 否 ) 

上一年度电子文件归档数量                             GB 

4.数字档案资源查阅利用情况: 

提供在线电子目录查阅                          ( 是 / 否 ) 

提供在线相关全文查阅                          ( 是 / 否 ) 

上一年度数字档案资源查阅利用                  人次     件次 

县(市、区)档案局意见 

  

            (盖  章) 

                    

市档案局意见 

  

          (盖  章)             

                  

省档案局意见 

  

                                (盖  章) 

                                          

           


  附件3 

    

  浙江省数字档案室建设测评标准 

    

项目 

测评标准 

标准分 

评分细则 

自评分 

一、组织 制度   

障(20 

1.将档案信息化纳入本单位信息化总体规划,明确分管领导和相关部门职责。 

55 

档案信息化纳入本单位信息化总体规划,列入年度工作计划(2分) 

明确分管领导;明确电子文件形成部门、信息技术部门等工作职责;各部门积极配合,解决数字档案室建设中出现的实际问题(3分) 

  

2.建立健全本单位档案信息化管理制度,实现各种门类、载体电子档案集中统一管理。 

3 

制定档案数据安全保密制度、电子文件归档制度、档案数据上网发布审查制度、档案数据移交管理制度等,并确保制度落实执行(2分) 

单位实现各种门类、载体电子档案集中统一管理(1分) 

  

3.配备责任心强,业务素质好,有一定计算机操作能力的档案管理人员。 

3 

2年档案人员参加过计算机专业培训或档案部门组织的档案信息化相关培训(3分) 

  

4.配备必要的数字档案室需要的硬件设备。 

4 

配备档案管理应用服务器、档案数据保管和备份设备(2分) 

配备满足数字档案室系统必备的专用计算机、扫描仪、打印机等终端设备和刻录机、移动存储介质等辅助设备(2分) 

  

5.配备数字档案室需要的软件系统。 

5 

软件实现档案的收集、管理、存储、利用等基本功能(3分) 

软件实现本单位档案管理各项工作网络化(1分) 

软件与单位OA系统有效对接,实现文档一体化(1分) 

  

二、数字档案资源建设(45 

(一)目录数据库建设 

  

  

  

6.建立室藏各类档案目录数据库,实现计算机检索。 

14 

100%的室藏档案建立电子目录,包括文书、业务、照片、声像、实物等(10分) 

档案实体与电子目录一一对应,目录数据完整准确规范(3分) 

对于暂未移交至档案室的业务档案,实现电子目录集中统一管理(1分) 

  

(二)档案数字化工作 

  

  

  

7.制定档案数字化规划和方案 

2 

对本单位档案数字化进行规划,并制定科学的档案数字化方案(2分) 

  

8.室藏永久、长期(或30年)保存的纸质档案数字化工作 

10 

室藏纸质档案1000卷以下,数字化完成90%得满分,数字化完成90%以下按本项满分之比例得分;室藏纸质档案1000卷以上,数字化完成80%得满分,数字化完成80%以下按本项满分之比例得分(10分) 

  

9.室藏永久、长期(或30年)保存的其他传统载体档案数字化工作 

2 

完成照片类、音视频类档案数字化(2分) 

  

10.档案数字化质量符合国家和省有关数字化技术规范的要求 

2 

运用检测工具随机抽检图像数据,质量达到规定要求(2分) 

  

  

11.履行档案数字化安全管理职能 

2 

制定档案数字化安全管理制度,数字化实施操作过程符合相关要求(2分) 

  

  

(三)档案数据库建设 

  

  

  

12.建立档案全文数据库 

5 

将档案数字副本纳入全文数据库集中统一管理(5分) 

  

13.建立多媒体数据库 

2 

建立照片、音频视频等档案数据库(2分) 

  

14.建立专题数据库 

1 

根据本单位业务工作内容和利用要求,建成可供查阅的专题数据库(1分) 

  

(四)电子文件归档 

  

  

  

15.明确电子文件归档范围和保管期限,加强对电子文件归档的日常监管 

2 

按要求制定电子文件归档范围和保管期限表(1分) 

档案部门履行监管职责(1分) 

  

16.对具有保存价值的电子文件及时归档,并由数字档案室负责统一管理 

2 

电子公文、数码照片、行政审批电子文件等及时归档,纳入数字档案室系统统一管理(2分) 

  

17.归档电子文件符合国家和省相关标准 

1 

电子文件数据结构和格式符合标准(1分) 

  

三、数字档案数据管理(10 

18.建立数字档案的安全保管和备份制度 

3 

建立数字档案安全保管制度;做好数据维护和备份管理(3分) 

  

19.数字档案数据维护与安全管理 

3 

做好数字档案数据的日常管理与维护;定期对载体及其软硬件环境进行检测,建立日志台帐;根据需要,做好相应的数据迁移、转换工作(3分) 

  

20.严格做好涉密数字档案的管理 

4 

制定涉密档案数据管理制度(1分) 

严格区分密与非密,定人定岗进行涉密数字档案管理(2分) 

涉密档案数字化加工严格按照相关规定执行(1分) 

  

四、数字档案开发利用(15 

21.实现档案室数字档案利用服务 

5 

在档案室提供目录和相关全文查阅服务(4分) 

实现数字档案的全文检索(1分)   

  

22.实现本单位数字档案网络化利用服务 

3 

按权限为本单位部门和个人提供网络化档案目录和相关全文查阅服务(3分) 

  

23.开展数字档案查阅利用效果登记及统计 

5 

开展查阅利用情况自动统计(3分) 

开展利用效果登记(2分)   

  

24.利用数字档案开展信息加工,进行数字档案信息发布 

2 

编制实用的电子档案编研成果;有关室藏档案、档案工作和档案管理的信息与成果通过网络发布,并且更新及时(2分) 

  

五、数字档案移交备份(10 

25.按照档案行政管理部门要求,做好档案登记备份工作 

5 

按照档案登记备份工作相关规定,及时向当地档案登记备份中心进行档案登记备份(5分) 

  

26按规定做好档案数字副本移交 

4 

按照同级国家综合档案馆要求,在移交传统载体档案的同时,移交相应的档案数字副本(4分) 

  

27.按规定做好电子档案移交 

1 

按照同级国家综合档案馆要求按时移交电子档案且质量符合档案馆接收要求(1分)