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义乌市档案行政执法随机检查情况通报

公开日期:2017年10月16日点击查看详细目录信息 -
信息索引号330782-053-020100-201712-015责任部门(科室)业务指导科
信息名称义乌市档案行政执法随机检查情况通报
关键词随机检查
文件编号义档﹝2017﹞27号公开日期2017-10-16
公开形式主动公开公开时限长期
审核程序按法定程序审核信息有效性长期
内容描述义乌市档案行政执法随机检查情况通报

各镇街、市机关各部门、各企事业单位:

  918928,市档案局组成3个档案行政执法检查组,对我市机关、镇街、国企、重点建设项目、临时机构、学校等11家单位进行了随机档案行政执法检查。同时,联合金华市档案局4名执法人员对其中2家单位进行抽查。从检查结果来看,各单位不同程度存在四个方面问题:1、档案管理网络不健全,档案分管领导和档案员责任落实不到位档案;2、档案收集不全,复印件代替档案,特别是建设项目档案,档案内容不全,保管较分散,没有完整的一套档案提供利用;3、档案组卷不规范,没有严格按照组卷规则整理;4,档案室“八防”不到位,存在库房潮湿、高温、防火防盗措施不到位等情况。请各单位参照自身实际进行对照、自查、整改,档案局将根据情况进行复查。本次执法检查情况详见附件一。 

    

                                  义乌市档案局           

                                 2017年10月16 

    

  附件一:《义乌市档案行政执法随机检查意见表》 

    

  附件一  

义乌市档案行政执法随机检查意见表 

 

序号 

受检单位 

主管单位 

  

存在问题 

整改意见 

 

1 

旅游与会展委 

  

1、档案分类方案、编号方案没有制定,没有建立全宗卷; 

2、照片档案的照片说明标注不到位;3、档案库房防光、防潮设施措施不到位; 

1、  完善相关业务规范; 

2、  按照《照片档案管理规范》的要求整改到位; 

3、  购置一台除湿机; 

 

2 

交投集团 

               

1、各项目工程档案未集中统一管理; 

2、工程档案存在收集不全、以复印件代替、经办人签字不全等情况。 

3、档案库房“八防”不到位。 

  

1、建立严格的建设项目档案监督管理机制。 

2、按照《工程建设归档范围》收集档案原件,完善档案经办人等签字手续。 

3、建立统一的项目档案存放库房。 

 

3 

义乌二中 

  

教育局 

1、档案整理略欠规范; 

2、档案室“八防”不到位; 

3、未实现档案数字信息化管理,没有档案管理系统。 

1、加强档案室“八防”建设; 

2、加强档案数字化管理,安装档案系统软件。 

3、完善全宗卷等档案规范。 

 

4 

小城镇环境治理办 

  

1、档案管理机制不健全; 

2、档案收集门类不全; 

3、档案室未达到“八防”要求; 

1、建立健全档案管理机制,及时收集整理各门类档案; 

2、影像照片档案按规范整理; 

3、加强档案室“八防”建设。 

 

5 

  

经济技术开发区管委会 

  

1、各门类档案收集不全,部分档案有复印件代替情况,存放较散。 

2、没有统一的综合档案库房。 

3、照片、视频等档案整理保管欠规范。 

1、完善档案管理网络机制; 

2、建立统一的综合档案室,集中负责档案的收集、整理、保管、利用。 

3、照片、视频等按规范整理保管。 

  

 

 6 

丝路新区管委会 

  

1、档案管理网络机制不健全。 

2、各门类档案未能做到收集完整、及时整理,按规定移交。 

3、档案库房未达到“八防” 

要求。 

1、建立健全档案管理网络机制。 

2、严格各门类档案收集、整理、移交工作; 

3、加强档案库房“八防”建设。 

  

 

  

7 

环城北路森林通道工程 

城投集团 

1、各门类档案收集不全。 

2、涉密档案未按要求管理; 

3、项目档案管理机制不健全; 

1、加强各门类档案的收集整理,及时归档; 

2、 涉密档案按要求管理; 

3、建立健全项目档案管理机制。 

 

  

8 

义乌至兰溪公路工程(义乌段) 

交投集团 

1、工程档案存在收集不全、以复印件代替、经办人未签字等情况。 

2、档案库房“八防”不到位。 

1、完善档案工作网络管理机制; 

2、按《建设工程归档范围》收集建设单位的档案,及时完成组卷装订工作; 

3、完善档案库房“八防”建设; 

 

9 

9 

北苑新社区和聚沁园 

社投集团 

1、项目档案收集不全,存在以复印件代替档案等情况; 

2、项目档案除部分上交城建档案馆外,业主单位没有一套完整项目档案; 

3、没有符合“八防”要求的档案库房。 

1、建设完整的档案收集、保管、存放、利用机制。 

2、按照《建设工程归档范围》完善档案原件等收集,除上交档案馆外,另保留一套完整项目档案。 

3、加强档案室库房“八防”建设。 

 

10 

福田街道办事处 

  

1、档案分类方案、编号方案没有制定,没有建立全宗卷; 

2、档案库房不符合档案保管条件的要求;档案保护设备不齐全; 

3、档案门类单一, 

1、完善全宗卷等相关业务规范; 

2、扩大档案门类,尤其对档案室现存资料进行建档(党员资料、支部资料、村官资料、社区资料等); 

3、年底前完成档案库房调整,或对地面及与卫生间相连的墙面进行防潮处理;配备除湿机等设施设备。 

11 

开泰档案咨询有限公司 

  

  

1、防火、防盗、泄密等档案安全、保密措施不到位; 

2、档案相关制度建设不全; 

3、档案库房功能区块较乱。 

1、加强档案安全、保密建设; 

2、加强员工业务、安全、保密培训; 

3、完善档案库房功能区块、加强“八防”建设。