最新公告

关于印发“行政许可类档案整理规范”的通知

2017年04月26日 来源:市档案局 浏览:

各镇街、市机关各单位: 

  为规范“最多跑一次”行政许可类材料的收集整理和归档,根据:《浙江省行政执法文书材料立卷规范(试行)》、《浙江省行政执法案卷评查工作办法等相关制度的通知(试行)》(浙府发法[201517号)、《行政处罚案件档案整理规则》DB33T 4982004.11。现将有关行政许可、行政处罚类档案的收集范围、保管期限、归档案卷格式等规范(附件一)印发给你们,请参照执行。 

  如系统上对此类案卷的整理归档有专门规定,可参照规定执行(必须有正式文件)。对以下内容不理解或有疑问的可致电85522649陈宇咨询。 

    

  附件一:行政许可类档案整理规范 

    

    

    

                                                                             义乌市档案局 

    

                                                                            2017年4月24 

    

    

  附件一 

    

  行政许可类档案整理规范 

    

    

  行政许可案卷应包含整个行政许可、处罚过程中产生的所有文件材料原件(申请材料、证据等经与原件核对无误后作为原件处理)归档,一案一卷。 

  一、文件归档范围、排列顺序: 

  没有特殊规范或要求,可不立正副卷,所有执法材料归档至一卷即可。 

  1、行政许可案卷正卷材料一般包括:(1)行政许可(准予、不予、变更、不予变更、准予延续、不予延续、撤回、撤销、注销)决定书;(2)行政许可申请表;(3)行政许可申请材料收件凭证;(4)行政许可材料补正告知书;(5)行政许可申请材料(含身份证明、授权委托书等);(6)行政许可受理通知书;(7)行政许可不予受理决定书;(8)行政许可现场核查笔录;(9)行政许可陈述申辩告知书;(10)行政许可陈述申辩笔录;(11)行政许可听证申请书;(12)行政许可听证告知书;(13)行政许可听证公告;(14)行政许可听证通知书;(15)行政许可听证笔录;(16)行政许可延期决定通知书;(17)行政许可特别程序期限告知书;(18)行政许可现场检查笔录;(19)行政许可责令(限期)改正通知书;(20)整改情况材料;(21)征求意见函;(22)反馈意见;(23)检验(检测、检疫、鉴定、评审等)委托书;(24)检验(检测、检疫)结果、专家评审(鉴定)意见;(25)送达凭证;(26)许可收费凭据。 

  2、行政处罚案卷正卷材料一般包括:(1)行政处罚决定书;(2)立案审批表;(3)调查(询问)笔录;(4)现场检查(勘验)笔录;(5)现场照片(图片,影像资料、电子数据的文字说明、截图)证据;(6)责令(限期)改正通知书;(7)整改情况材料;(8)抽样取证通知书;(9)抽样取证物品处理通知书;(10)先行登记保存证据通知书;(11)先行登记保存证据物品处理通知书;(12)查封、扣押等行政强制措施材料;(13)行政处罚事先告知书;(14)陈述申辩笔录;(15)听证通知书;(16)听证笔录;(17)案件移送函;(18)移送案件涉案物品清单;(19)罚没物品处理记录;(20)强制执行通知书;(21)强制执行申请书;(22)送达凭证;(23)执行情况相关凭证。 

  3、行政强制案卷正卷材料一般包括:(1)查封(扣押)类:查封(扣押)决定书、查封(扣押)物品清单、行政强制措施现场笔录、延长查封(扣押)期限决定书,检验、检测、检疫、技术鉴定期限告知书、解除查封(扣押)决定书、送达凭证;(2)冻结存款(汇款)类:冻结存款(汇款)决定书、行政强制措施现场笔录、延长冻结存款(汇款)期限决定书、解除冻结存款(汇款)决定书、冻结存款(汇款)通知书、延长冻结存款(汇款)期限通知书、解除冻结存款(汇款)通知书、送达凭证;(3)其他行政强制措施类:行政强制措施决定书、行政强制措施现场笔录、解除行政强制措施决定书、行政强制措施物品移送告知书、送达凭证;(4)行政强制执行(一般)类:行政决定书、催告书、陈述申辩笔录、行政强制执行决定书、行政强制拆除公告、行政强制执行现场笔录、中止强制执行通知书、终结强制执行通知书、恢复强制执行通知书、执行协议、送达凭证;(5)行政强制执行(金钱给付)类:行政决定书、催告书、陈述申辩笔录、划拨存款(汇款)决定书、划拨存款(汇款)通知书、行政强制执行现场笔录、中止强制执行通知书、终结强制执行通知书、恢复强制执行通知书、执行协议、送达凭证;(6)行政强制执行(代履行)类:行政决定书、催告书、陈述申辩笔录、代履行决定书、立即代履行事后通知书、行政强制执行现场笔录、中止强制执行通知书、终结强制执行通知书、恢复强制执行通知书、执行协议、送达凭证;(7)行政强制执行(申请法院执行)类:强制执行申请书、行政决定书、催告书、当事人陈述申辩意见、法院裁定文书、送达凭证。 

  行政处罚过程中的行政强制措施或者行政强制执行文书材料可以归入行政处罚案卷,不单独立卷。 

  4、行政执法案卷副卷材料一般包括:(1)案件(办件)处理内部审批材料;(2)听证报告;(3)集体讨论笔录;(4)签发文书底稿;(5)有关负责人批示意见;6)其他不宜公开的材料。 

  5、行政执法文书材料以录音带、录像带、光盘、移动硬盘等作为载体的,应当保证载体的有效性、可读性;入卷时,应当在相应的装具上标明案号、当事人姓名或者名称、承办人姓名、入卷日期等信息。 

  凡能附卷保存的物证均应当入卷,无法装订的可以装入卷底证物袋内,同时在证物袋上标明证物的名称、数量、特征和来源。不能附卷的证物,应当另行存放,并与案卷互相标注相关档案信息。不宜保存的证物,应当拍照附卷,实物按有关规定处理,并在备考表中注明。 

  二、保管期限的确定 

  如无明确文件规定,一般的保管期限确定原则为:行政处罚类:分一般程序与简易程序,一般程序确定长期以上,简易程序可确定为短期。行政许可类:可根据许可有效期适当延长确定档案的保管期限,如2-5年的有效期,可确定为10年或短期,6-10年可确定为长期,10以上确定为永久或长期(根据重要程度和许可事项的延续性);如果许可事项不确定有效期的,按照许可事项重要程度确定保管期限;采取一户一档的形式归档的,一般确定为永久或长期。 

  三、类别号(目录号)的确定: 

  类别号(目录号)由单位档案室统一分配,根据分类方案确定编号方案,一般的分类层次为业务档案(Y)-行政执法类(1)-行政处罚类(1)、行政许可类(2),如果按前确定的分类和代码,而行政处罚类为Y1.1,行政许可类为Y1.2此为参考,具体须向单位档案室确认。 

  四、文件签发单与审批表的区别 

  签发单为文件的文书处理流程,审批表为案件的办理流程,与签发文书各自为一个办案环节。以行政处罚决定书为例,签发单应为决定书的发文流程,不是办案流程,行政处罚决定审批表是案件办理的一个环节,此环节结束后进入签发决定书的流程,决定书的正本以领导签发的底稿为依据。因此,审批表不应作为决定书的签发单而放在决定书后面,而应作为办理工作的一个环节排列在办案流程内。如文件本身没有经过发文的领导的签发程序,要么在今后工作中完善此发文程序,要么直接保存一份正式文件即可。 

  、决定书放在案卷最前面的,不需要在后面的环节中再放一份重复件,一个案卷中只需保存一份正文即可,不要放2份以上相同的文件(重复件不归档原则)。 

  、单位没有印制统一规范的卷皮封面的,可购买空白牛皮纸按规定格式采取打印或复印的方式自制软卷皮封面和备考表封底,装订后放入老文书盒上架保存。 

  、一案一卷案卷的装订顺序:封面、卷内文件目录、文件、备考表。卷内文件从1开始在右上角打印页码,卷内文件目录、备份表不需要打印页码,也不用填入目录。 

  、备考表立卷人、检查人必须签字或盖私章(尽量使用签字),填写归档和检查时间 

  附件:封面目录参考格式(格式中红字为说明,使用时要删除) 


  一、封面 

  行政处罚类封面样式 

(全宗名称)(一般为立档单位全称) 

行政处罚案件档案 

案件名称 

  

处理结果 

  

   年 月  日至      日止 

(此为卷内文件起止时间) 

保管期限 

  

本案共  卷,本卷为第        

归档号 

可选填 

       

    

全宗号 

类别号 

年度 

案卷号 

  

  

  

  

    

  (注:1、“类别号”也可为“目录号”,根据单位编号方案确定;2、“年度”在每一年从“1”开始编案卷号时使用,如果不分年度编大流水号(年度接年度),此列可去。) 

    

  行政许可类封面样式 

   

  

  

  

(全宗名称)(一般为立档单位全称) 

行政许可档案 

  

  

许可事项: (按许可公告填写)  

申 请 人:            

批准文号:            

许可证号:                    

批准时间:    年  月  日 

此栏项目可根据实际情况调整,调整前与市档案局确认 

      月至       

保管期限: 

本卷共:            

归档号: 

    

全宗号 

类别号 

年度 

案卷号 

  

  

  

  

    

    

    

    

    

  (注:1、“类别号”也可为“目录号”,根据单位编号方案确定;2、“年度”在每一年从“1”开始编案卷号时使用,如果不分年度编大流水号(年度接年度),此列可去;3、如有需要,还可增加“件号”列,有件号时“本卷共:   页”改为“本件共 页”,同时在盒内增加盒内目录)
二、卷内文件目录(同) 

  卷 内 目 录 

    

顺序号 

   

 

        

日期 

页号 

备注 

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

    

  (说明:目录还可分盒内目录、件内目录,件内目录格式与此卷内目录格式相同,如需用到盒内目录,可与档案局联系后制定。) 


  三、备考表(同) 

  备 考 表 

本卷情况说明:   

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  立卷人: 

  立卷时间: 

  检查人: 

  检查时间: 

    


  四、案卷目录 

   1、行政处罚案卷目录 

  行政处罚档案案卷目录 

序号 

档号 

案件名称 

起止日期 

页数 

保管期限 

备注 

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  2、行政许可案卷目录根据每个单位不同情况制定,可与档案局联系协助制定。