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抓严、抓细、抓常,查漏补缺,“织密”档案安全防护网 ——市档案局开展档案实体及库房安全普查

2017年08月07日 来源:市档案局 浏览:

  近日,义乌市档案局根据最新出台的《浙江省国家档案馆档案库房安全管理指导规程(试行)》(浙档发[2017]1号)规定,针对档案实体及库房安全进行了全方位、多角度、针对性的检查。此次普查对照新规,对制度建设、设施配置与使用、实体管理、库房管理等5大项27小项安全规程进行梳理,发现安全隐患当场整改,进一步严密档案安全防护。 

  明制度,严管理。义乌档案新馆设计超前,库房建筑符合《档案馆建设标准》《档案馆建筑设计规范》,库房相对独立,与业务用房、查阅大厅隔离,库房安全管理分管领导和责任人明确,安全基石牢固。同时建立了包括档案出入库、档案整理、档案利用、消防安全、工作流程及应急预案等在内的库房安全管理制度,并不断进行完善。在日常工作中,严格执行档案出入库登记制度,建立有健全的登记手续和登记台账。在档案利用、档案修裱、档案数字化等工作中,档案出入库严格执行档案清点制度,确保档案实体数量、内容与记录相符,档案每一次出库入库,都严格清点、检查,办理登记手续。 

  检设备,重维护。普查对门禁、消防、视频监控、库房温湿度调控和检测、变配电设施和库区内电梯、库房给排水、通风设施等系统设备进行了全面细致的检查,发现问题漏洞及时维修保养。重要区域门禁系统实现目标识别和授权、记录保存等功能,及时处理了不常用门禁出现的识别不灵、与主机通讯不畅等故障。库房具备火灾报警及高压细水雾灭火系统,完善了相关记录。视频监控已基本覆盖了全馆各重要区域,具备CK报警功能和红外夜视功能,增加了硬盘及硬盘柜,部分监控画面由实时录像改为动态录像。库房有恒温恒湿空调系统和温湿度检测控制系统并24小时开机,温湿度控制在规定的范围内,湿度波动幅度较大,加强了对温湿度记录系统的定期检查。库区电路、灯具符合规范要求,操作安全规范,库区内电梯运行正常。库房给排水管网设计施工符合规范,管道畅通,无锈蚀、渗漏现象,坚持每月检修1次。普查确保了各项设施运行正常,维护良好。 

  抓日常,保安全。档案安全保障功夫在平时,市档案局狠抓日常工作程序,形成良性循环。坚持收入库档案按档案移交批次填写《档案交接文据》,并附档案移交目录,档案接收入库手续过程中形成的材料,入全宗卷归档。坚持接收的磁盘通过相关设备的读写检测,确保文件的可读性。坚持对首次入库档案采用真空除氧方式消毒。坚持库内档案纳入全宗管理,台账齐全,库房内档案整理规范、存放有序,指向明确。坚持按时、按规开展安全培训及应急演练,每月1次对库房进行"八防"检查,填写"档案安全检查记录"。坚持库房钥匙由专人管理、双人双锁,离开库房及时关门上锁,每日下班前进行安全检查、切断照明电源、关好门窗。坚持定期进行库房常规巡检,检查档案保管状况、档案保护设施设备的完好状况;在节假日和台风、暴雨、冰冻等灾害性天气前,对库房进行专项安全检查,防患未然。 (王边边)